Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

KOMPAS.com - Peralatan kantor menjadi komponen penting yang harus ada di setiap perusahaan. Dalam periode waktu yang telah ditentukan, perusahaan pasti melakukan pengadaan peralatan kantor.

Pada umumnya dalam kegiatan pengadaan perlengkapan kantor selalu diawali dengan perencanaan peralatan yang akan dibutuhkan. 

Tiap perusahaan memiliki prosedur atau cara pengadaannya masing-masing. Karena bergantung pada kebutuhan serta kegiatan perkantorannya. Namun, biasanya prosedur ini dibuat sepraktis atau seefisien mungkin.

Dikutip dari jurnal Peralatan Kantor pada PT Kereta Api Indonesia Divisi Regional III Palembang (2018) karya Kartini Aprilia dan Achmad Syarifudin, prosedur pengadaan peralatan kantor bisa dimaknai dari pengertian tiap kata tersebut.

Prosedur adalah kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu divisi atau lebih untuk menjamin penyediaan perbekalan.

Sedangkan pengadaan merupakan pemerolehan barang atau jasa. Peralatan kantor berarti sesuatu yang dipakai untuk mencapai tujuan bersama.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen

Bisa disimpulkan jika prosedur pengadaan peralatan kantor adalah aktivitas penyediaan dan pemerolehan barang, berupa peralatan kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan bersama (perusahaan).

Dilansir dari situs Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Banjar, prosedur pengadaan peralatan kantor secara umum, bisa dibagi menjadi 6 langkah, yaitu:

• Mengajukan surat permohonan pengadaan barang ke gudang

Pengajuan ini bertujuan supaya gudang bersiap menerima dan membantu pengurusan peralatan kantor, apabila jadi membeli. Surat yang diajukan ini juga digunakan untuk mengecek ketersediaan peralatan kantor.

• Pemeriksaan stok barang di gudang

Adanya surat permohonan juga menjadi referensi petugas untuk mengecek stok barang yang berkaitan dengan peralatan kantor yang akan dibeli.

Jika ternyata masih ada stok barang di gudang, maka peralatan kantor itu akan diberikan dengan menyertakan bon pengeluaran. Namun, apabila tidak ada, petugas akan memberi nomor dari buku induk di surat permohonan.

Baca juga: Manajemen Organisasi: Pengertian, Fungsi, Struktur dan Perannya

• Penyerahan surat permohonan kepada bendahara

Setelah disetujui petugas di gudang, surat tersebut diserahkan ke bendahara agar dicek permohonannya beserta ketersediaan dananya. Setelah dipastikan cukup dananya, surat permohonan diserahkan ke pimpinan untuk meminta persetujuan.

• Pembelian peralatan kantor

Apabila sudah disetujui pimpinan, surat permohonan dan dananya diserahkan ke bagian logistik untuk membeli peralatan kantor.

• Pengecekan barang

Barang yang telah dibeli, dicek kembali kualitas dan jumlahnya. Apabila sudah benar, seluruh barang tersebut diberikan ke pihak petugas gudang dengan melakukan pencatatan dalam buku serah terima barang.

• Peralatan kantor siap didistribusikan

Setelah pencatatan dan barangnya diterima gudang, petugas melakukan pencatatan ulang dan menyimpannya untuk didistribusikan kepada karyawan.

Baca juga: Manajemen Produksi Seni Teater Modern