Cara Menyusun Neraca Pegawai

KOMPAS.com - Dalam suatu perusahaan, sumber daya manusia berupa tenaga kerja merupakan unsur yang sangat penting. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan biasa disebut dengan pegawai.

Pegawai dalam suatu perusahaan tidak serta merta diterima begitu saja melainkan melalui proses seleksi yang sesuai dengan kebutuhan pegawai perusahaan tersebut.

Kebutuhan pegawai bisa bertambah dan berkurang seiring dengan perkembangan perusahaan. Dilansir dari Harvard Business Review, jika perusahaan membuka pabrik baru ataupun satu mesin baru, maka perusahaan tersebut membutuhkan perekrutan karyawan untuk menjalankan pabrik dan mesin baru tersebut.

Pegawai tidak dipekerjakan secara gratis, sehingga jumlahnya harus dihitung sesuai dengan kemampuan menggaji perusahaan. Sehingga regulasi pegawai dalam suatu perusahaan harus direncanakan dengan matang.

Ritta Setiyati dan Elok Hikmawati dalam jurnal berjudul Pentingnya Perencanaan SDM dalam Organisasi (2019), perenacaan sumber daya manusia harus mempertimbangkan daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku, sifatnya, dan prestasi kerja yang dimotivasi oleh keinginan pribadinya.

Baca juga: Potensi Sumber Daya Manusia dan Upaya Pemanfaatannya

Cara menyusun neraca pegawai

Perencanaan sumber daya manusia merupakan dasar dari penyusunan kebijakan, strategi, dan pelaksanaan program ketenagakerjaan. Maka perencanaan sumber daya manusia harus dilakukan dimulai dari menyusun neraca pegawai.

Pengertian neraca pegawai tercantum dalam peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia nomor PER.17/MEN/XI/2010 tentang Perencaan Tenaga Kerja Mikro pasal 7 butir 7:

“Neraca pegawai adalah keseimbangan atau kesenjangan antara persediaan pegawai dengan kebutuhan pegawai dengan berbagai karakteristiknya”

Sehingga neraca pegawai adalah analisis selisih antara persediaan pegawai (labour supply) dan kebutuhan pegawai (labour demand) pada masa kini maupun masa depan perusahaan. Berikut adalah cara menyusun dan menghitung neraca pegawai:

Neraca pegawai masa sekarang = kebutuhan pegawai – persediaan pegawai
Neraca pegawai masa depan = perkiraan kebutuhan – perkiraan persediaan

Setelah perhitungan neraca pegawai di atas dilakukan, maka bisa disimpulkan apakah neraca seimbang, defitit, ataupun surplus. Berikut penjelasannya:

• Neraca seimbang

Neraca yang seimbang tidak akan menunjukkan selisih antara kebutuhan pegawai dan ketersediaan pegawai. Hal tersebut berarti perusahaan tidak perlu melakukan rekrutmen lagi karena kebutuhan pegawai terpenuhi dengan pas.

Baca juga: Manajemen Sumber Daya Manusia: Tujuan dan Fungsinya

• Neraca defisit

Jika hasil perhitungan rumus di atas menghasilkan nilai minus, maka neraca pegawai mengalami defisit atau kekurangan pegawai.

Jika hal tersebut terjadi maka perusahaan dapat melakukan rekutmen pegawai, memberikan insentif kompensasi, melakukan program pelatihan, juga melakukan seleksi dengan standar yang disesuaikan.

• Neraca surplus

Jika hasil perhitungan rumus diatas menunjukan nilai plus, maka neraca pegawai mengalami surplus atau kelebihan pegawai.

Adapun cara menangani neraca pegawai yang surplus tercantum pada Keputusan Menteri tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia nomor 52 tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan tenaga Kerja Mikro di Perusahaan, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah Bab VII butir 2 sebagai berikut:

1. Penarikan terbatas atau mengurangi tenaga kerja dengan cara tidak mengganti pegawai yang keluar
2. Pengurangan jam kerja untuk mengurangi jumlah total waktu kerja
3. Mendorong karyawan untuk melakukan pensiun dini dengan total paket uang pensiun yang cukup menarik
4. Melakukan perampinga atau restrukturasi dengan menyusutkan struktur perusahaan dan jumlah karyawan.